Tutorial Topeagenda

Una vez insertadas las tareas

Una vez introducidos ''Los contactos'' y ''El Equipo Humano'', Usted podrá empezar a crear ''Nuevas Tareas''.
Usted podrá enviar un aviso por SMS o Email, con solo hacer 2 clicks a las personas implicadas en esa tarea, tanto del equipo humano, como a las personas externas, sean clientes, proveedores etc.

Aspectos a tener en cuenta a la hora de insertar una Tarea

Al insertar una nueva tarea, se le obligará a rellenar algunos campos obligatorios, una fecha de incio, una Entidad (Cliente, Proveedor, Projecto, etc.), un título, un cuerpo del mensaje y designar un encargado o responsable de la tarea. También podrá designar que personas del equipo humano van a participar en dicha tarea.
Una vez introducida la tarea, podrá buscarla, modificarla, añadir datos y realizar un seguimiento conjunto de todas las tareas. Para ello, en el siguiente capítulo, explicaremos el funcionamiento y especificaciones de la zona ''Buscador''.

Zona Buscador

Como podrá ver Usted, la zona ''Buscador'' es muy intuitiva, por lo que sólo le explicaremos algún detalle como puede ser ''el limite de días a mostrar'' que es una forma de refinar la búsqueda, puesto que sólo en determinadas ocasiones buscaremos tareas ya realizadas hace varios meses. Si se diera el caso, podríamos localizar una tarea realizada hace más de 90 días o incluso decirle al buscador que no ponga ningún límite y nos de la totalidad de los resultados que tiene almacenados. También en dicha zona ''Buscador'' hay un botón con el nombre del usuario que está utilizando la Topeagenda en éste momento, puesto que el sistema detecta quién la está utilizando. Con un simple ''clic'', le aparecerán sólo las tareas en las que Usted es responsable y las tareas en que Usted participa.

Otros aspectos principales

1. Vista Calendario, en este apartado podrá visualizar las tareas de forma gráfica y semanal, podrá modificar fechas y visualizar el “cuerpo del mensaje”, podrá insertar una nueva tarea haciendo “click” con el botón derecho, encima de un determinado día.

2. Previsiones, podrá visualizar de forma gràfica y sobre un calendario, las determinadas tareas que decida prestar atención especial, debido a su relevancia, o porque hay plazos de entrega previstos. Dicha tareas especiales, se pueden crear desde esta zona o simplemente marcando la casilla “mostrar esta casilla en previsiones”, del diálogo que se abre al crear una tarea.

3. Disco Duro Virtual, Como también es muy intuitivo, no necesita demasiadas explicaciones, pueden guardarse archivos y recuperarlos cuando se necesiten, pero además tiene algunas ventajas, pueden crearse carpetas y subcarpetas en forma de árbol, poner una etiqueta al archivo para poderlo localizar sin necesidad de renombrarlo. Puede enviar dicho archivo por email, adjuntándolo a un aviso de tarea.

4. Favoritos, este apartado es tan intuitivo, que solo haremos una pequeña explicación, se trata de tener ordenados y localizados los enlaces a páginas externas que más sean utilizadas por el equipo.

Redes sociales

Es muy similar a favoritos, pero se accede de un solo click. La idea es que podamos acceder a un grup de una red social, tipo Facebook, sin necesidad de buscar el enlace en favoritos. Los iconos y sus correspondientes enlaces se pueden modificar o cambiar.

Reuniones y citas

Al insertar o modificar una tarea tenemos la posibilidad de indicar la hora en que está previsto el acontecimiento. Ésta hora se mostrará en la página de inicio y en la vista calendario.

Modo Avanzado

Existe un botón selector para que la Topeagenda funcione en modo avanzado, aparecerán las opciones de "seguimiento de tareas" y "adjuntar archivos adjuntos" a las tareas. Pero ésta opción reduce la velocidad del sistema y tarda más en cargar la páginas.

Seguimiento de Tareas (Activar modo avanzado)

El seguimiento de tareas es muy intuitivo.

Una vez insertada la tarea queda reflejada con el símbolo +

Archivos adjuntos (Activar modo avanzado)

Esta opción permite relacionar archivos adjuntos a una tarea ya insertada, guardar directamente un archivo y recuperarlo sin necesidad de buscarlo en el “disco duro virtual”

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